AFIHM

Association Francophone d'Interaction Homme-Machine

Règlement intérieur

Règlement intérieur établi en juillet 2017.

Membres actuels de la CPPMS

Président Franck Poirier Univ. Bretagne Sud Vannes
Laurence Nigay Univ. Joseph Fourier / LIG Grenoble
Éric Lecolinet Télécom ParisTech Paris
Stéphane Huot Inria Mjolnir Lille
Philippe Palanque Univ. Paul Sabatier Toulouse
Christian Bastien Univ. de Lorraine Metz

Anciens membres

Michel Beaudouin-Lafon LRI Orsay
Emmanuel Dubois IRIT – LIIHS Toulouse
Monique Noirhomme FUNDP Namur
Dominique Scapin Inria Rocquencourt

Cahier des charges et règles d'organisation

1. Manifestations scientifiques de l'AFIHM

L'un des objectifs de l'AFIHM est l'organisation annuelle des Journées Interaction Homme-Machine (IHM). Elle se propose également d'organiser ou de co-organiser des ateliers, séminaires, écoles d'été et autres manifestations, joints ou non aux Journées IHM.

2. La commission de pilotage des publications et manifestations scientifiques

Le Conseil d'Administration (CA) de l'AFIHM se dote d'une Commission de Pilotage des Publications et Manifestations Scientifiques (CPPMS) qui a pour rôle d'assurer la qualité des publications et manifestations scientifiques et de veiller à la continuité dans leur organisation. La CPPMS veille au respect des règles définies dans les alinéas ci-dessous et assure les échanges entre le CA et les responsables des publications et des manifestations scientifiques. Elle a également pour mission de maintenir à jour une base de données des relecteurs (BDRL), de fournir des grilles d'évaluation aux comités de programme selon le type de manifestation et de fournir des outils informatiques d'évaluation. La CPPMS instruit les propositions de manifestations scientifiques selon les modalités définies dans les alinéas suivants.

3. Responsables des manifestations scientifiques

Les manifestations scientifiques sont présidées par un président ou un responsable nommé par le CA. Le CA choisit les sites et les dates en accord avec ceux-ci. Pour les Journées IHM, le président est nommé au moins deux ans à l'avance.

4. Organisation financière des manifestations scientifiques

Les responsables des manifestations scientifiques proposent au CA un budget prévisionnel équilibré qui doit être adopté par celui-ci. Ce budget peut faire apparaître des subventions et soutiens financiers provenant d'organismes publics ou d'industriels. L'exécution du budget est réalisée par l'AFIHM.

5. Parrainages scientifiques

Les responsables des manifestations scientifiques proposent au CA pour approbation les parrainages scientifiques qu'ils souhaitent solliciter. D'une manière générale, la CPPMS ou le CA accordent le parrainage aux manifestations que l'AFIHM n'organise pas aux conditions suivantes:

L'organisateur de la manifestation fournit des garanties

  • financière(s): l'organisateur s'engage à prévoir un budget équilibré et décharge l'AFIHM de toutes responsabilités financières concernant la manifestation, et ce même si l'AFIHM apporte un soutien financier à la manifestation.
  • de tenue scientifique: l'organisateur s'engage à respecter les exigences de qualité et de rigueur scientifique auxquelles s'astreint l'AFIHM pour un type de manifestation équivalent.
  • autres garanties éventuelles: l'AFIHM est libre de se désengager de son parrainage, pour toute raison explicitement motivée auprès de l'AFIHM et de l'organisateur par le délégué de l'AFIHM pour la manifestation en question.

Pour s'assurer du respect de ces garanties, un membre de l'AFIHM est délégué dans le comité de programme et/ou d'organisation de la manifestation. Ce membre est désigné par la CPPMS ou le CA, et sera choisi de préférence parmi les anciens membres du Comité de Programme de la conférence IHM, du CA ou de la CPPMS. Ce membre est souverain pour décider de la conformité de la manifestation aux critères de qualité requis par l'AFIHM. Sa démission du comité de programme/d'organisation de la manifestation entraine le retrait ipso-facto du parrainage de l'AFIHM

En contrepartie l'AFIHM:

  • apporte sa caution scientifique à la manifestation
  • autorise la publicité de ce soutien, notamment par l'utilisation du logo de l'AFIHM.
  • diffuse toutes informations utiles sur la manifestation à ses membres, ses listes de diffusion et ses contacts externes (sociétés savantes liées à l'AFIHM, laboratoires, entreprises…)
  • peut apporter son aide pour l'organisation et la tenue scientifique. Le délégué de l'AFIHM est choisi pour son expérience dans ce domaine et peut donc apporter un concours utile.
  • peut, sur demande motivée de l'organisateur présentée au CA dans des délais raisonnables, apporter un soutien financier.

Les Journées IHM

6. Le président des Journées IHM

Il est choisi par le CA 24 mois avant la date prévue des journées. Il propose au CA, pour approbation, 18 mois avant la date des journées, un président du comité de programme et un comité de programme, ainsi qu'un président du comité d'organisation et un comité d'organisation (attaché au site choisi). Le président des journées coordonne les deux comités et arbitre les conflits éventuels. Il peut cumuler son rôle avec celui de président du comité d'organisation mais pas avec celui de président du comité de programme. Le président des journées prépare le budget prévisionnel et sollicite les parrainages scientifiques et les soutiens financiers après approbation du budget par le CA (voir articles 4 et 5). Il assure la liaison avec le trésorier de l'AFIHM pour l'exécution du budget.

7. Le comité de programme et son président

Le CP (Comité de Programme) est composé d'un nombre limité de personnes renouvelables ou non chaque année (de l'ordre de 15 personnes). Le président du CP anime le CP et en est responsable. Il ne peut cumuler son rôle avec celui de président de la conférence ou de président d'organisation. Il serait souhaitable qu'il ne soumette pas de communication ou d'article aux Journées IHM.

Le CP a pour rôle de :

  • définir les thèmes de la conférence,
  • fixer les rubriques de présentation (posters, démos, etc.),
  • fixer le calendrier des événements (remise des articles, sélection, etc.)
  • rédiger l'appel à communications, qui, après avis de la CPPMS, doit être disponible lors des Journées IHM de l'année précédente,
  • collecter les soumissions et les distribuer aux relecteurs,
  • assurer le suivi de la relecture (relances, ré-aiguillage, etc.),
  • sélectionner les soumissions et les orienter ensuite vers les différentes rubriques,
  • informer les auteurs des résultats et des commentaires des relecteurs,
  • fournir aux auteurs sélectionnés les informations et/ou les conseils de présentation.

8. Sélection des communications

Chaque soumission est relue par au moins 3 relecteurs compétents dans la discipline et choisis dans la BDRL. Elle a un “méta-relecteur” parmi les membres du CP au moment de la sélection finale par le CP. Les membres du CP se partagent à part égale, en tant que méta-relecteurs, l'ensemble des soumissions. Les méta-relecteurs s'assurent que les relecteurs respectent les délais et les consignes de relecture, synthétisent les avis des relecteurs en vue de la réunion de sélection des communications, et informent le président du CP en cas de problème ou de défaillance d'un relecteur. Ils s'engagent à assister à la réunion de sélection des communications.

9. Publication des actes

Un membre du comité d'organisation est responsable de l'édition des actes. Il collecte les versions finales des articles en s'assurant qu'elles sont conformes aux règles de présentation et assure la liaison avec l'éditeur.

10. Le comité d'organisation et son président

Le comité d'organisation (CO) peut comporter un nombre quelconque de membres. Il serait souhaitable que chaque membre ait une fonction bien définie, notamment en ce qui concerne les relations avec l'AFIHM : trésorerie, édition des actes, logos et typographie, annonces et diffusion des appels, organisation technique (matériel, démos, équipement des salles, etc.). Le rôle du CO est d'organiser la conférence. Il est placé sous la responsabilité de son président qui devra rendre des comptes financiers au président des journées et rapporter au CP et à la CPPMS, à l'issue de la conférence, sur les problèmes rencontrés.

Les ateliers IHM

11. Le comité de programme des ateliers

Les ateliers ont un seul président et un seul comité, appelé comité de programme (CP), qui tient également lieu de comité d'organisation. Le président des ateliers est nommé par le CA et lui propose pour approbation un CP. Ce comité cumule les rôles définis aux articles 7, 8, 9 et 10 ci-dessus.

12. Sélection des soumissions aux ateliers

L'appel à soumissions consiste à solliciter des interventions dites de position (2-3 pages) et des interventions d'animation d'ateliers (articles de synthèse d'une dizaine de pages). Le CP sélectionne les articles de position et les répartit en thèmes. Il sollicite des animateurs de thèmes qui auront pour charge d'animer les travaux lors des ateliers puis de rédiger un article de synthèse d'une dizaine de pages.

13. Publication des actes des ateliers

Le président des ateliers peut proposer au CA la publication des actes des ateliers. Ces actes contiennent une sélection des articles de position dans une version étendue, ainsi que les articles de synthèse rédigés par les animateurs des thèmes. Le dossier de publication, incluant un budget, sera instruit par la CPPMS.

Autres manifestations

14. Ecoles thématiques

L'organisation d'écoles thématiques suit sauf avis contraire de la CPPMS les règles définies par le CNRS ou par un éventuel organisme co-organisateur de l'école.

15. Manifestations légères

Les manifestations légères telles que les séminaires, groupes de travail informels, etc. sont organisés par un responsable scientifique. Il tient la CPPMS informée de son action (annonce, finalité de la manifestation, organisation, retombées).

Glossaire des abréviations

AFIHM: Association Francophone en Interaction Homme-Machine
CPPMS: Commission de Pilotage des Publications et Manifestations Scientifiques
CA: Conseil d'Administration de l'AFIHM
CP:Comité de Programme
CO:Comité d'Organisation
BDRL:Base de Données des ReLecteurs